Was Sie beachten sollten, wenn Sie Ihr erstes Teammitglied einstellen: rechtliche, finanzielle und administrative Grundlagen

Dieses Modell ist insbesondere in der frühen Unternehmensphase häufig sinnvoll und effizient. Mit der schrittweisen Weiterentwicklung Ihres Unternehmens kommt jedoch in der Regel der Zeitpunkt, an dem zusätzliche interne Ressourcen erforderlich werden. Den ersten Mitarbeiter einzustellen, stellt einen bedeutenden Wendepunkt dar – und bringt gleichzeitig neue rechtliche, finanzielle und organisatorische Verantwortlichkeiten mit sich.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen im Detail, welche Vorbereitungen Ihr Unternehmen treffen muss, bevor Sie eine Person anstellen, welche Schritte nach der Auswahl einer geeigneten Kandidatin oder eines geeigneten Kandidaten folgen und mit welchen laufenden Verpflichtungen in den Bereichen Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen Sie als Arbeitgeber in der Schweiz rechnen müssen.

Vorbereitung Ihres Unternehmens auf das erste Teammitglied

Bevor eine Person rechtmässig ihre Tätigkeit in Ihrem Unternehmen aufnehmen darf, müssen mehrere grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. Diese Punkte sind nicht optional, sondern bilden die zwingende Grundlage für eine gesetzeskonforme Anstellung in der Schweiz.

Registrierung als Arbeitgeber bei den Sozialversicherungsbehörden

Sobald Sie sich entscheiden, Ihr Team zu erweitern, muss Ihr Unternehmen als Arbeitgeber bei einer anerkannten Ausgleichskasse registriert werden. Diese Registrierung ist notwendig, um Löhne korrekt zu deklarieren und die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge für die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), Invalidenversicherung (IV), Erwerbsersatzordnung (EO), Arbeitslosenversicherung (ALV) sowie Familienzulagen ordnungsgemäss zu entrichten.

Ohne diese Anmeldung ist Ihr Unternehmen nicht berechtigt, Löhne rechtlich korrekt abzurechnen oder Sozialversicherungsbeiträge zu melden.

Dieser Schritt muss zwingend vor der Auszahlung des ersten Lohnes erfolgen – unabhängig davon, ob es sich um ein Teilzeit-, befristetes oder temporäres Arbeitsverhältnis handelt.

Nach erfolgreicher Registrierung erhält Ihr Unternehmen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer. Diese Nummer wird für sämtliche Lohnmeldungen, Beitragsabrechnungen und jährlichen Deklarationen verwendet.

Obligatorische Unfallversicherung

Nach Schweizer Recht ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, seine Mitarbeitenden gegen Unfälle zu versichern. Diese Versicherung muss spätestens ab dem ersten Arbeitstag bestehen.

Dabei gelten zwei unterschiedliche Versicherungsarten:

• Berufsunfallversicherung: obligatorisch für alle Mitarbeitenden
• Nichtberufsunfallversicherung: obligatorisch, sobald eine Person mindestens acht Stunden pro Woche arbeitet

Wird die Unfallversicherung nicht rechtzeitig abgeschlossen, kann dies erhebliche finanzielle Risiken für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. Im Schadensfall können Sie für medizinische Behandlungskosten sowie für die Lohnfortzahlung haftbar gemacht werden.

Zusätzlich zur Unfallversicherung kann der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung sinnvoll sein. Auch wenn diese rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, gilt sie in der Schweiz als gängiger Standard. Sie deckt Lohnfortzahlungen bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit ab und schützt Unternehmen vor unerwarteten finanziellen Belastungen.

Interne Personalrichtlinien und Reglemente

Es wird dringend empfohlen, bereits vor dem ersten Arbeitstag interne Richtlinien und Reglemente zu erstellen. Diese Dokumente schaffen klare Erwartungen, fördern Transparenz und helfen, spätere Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden.

Typische Inhalte solcher Personalrichtlinien sind unter anderem:

• Regelungen zu Arbeitszeiten
• Homeoffice- oder Hybrid-Arbeitsmodelle
• Nutzung von Firmeneigentum und IT-Infrastruktur
• Absenzen- und Krankmeldungen
• Verhaltensregeln und Compliance-Grundsätze

Bei der Erstellung dieser Richtlinien ist sicherzustellen, dass sie vollständig mit dem Schweizer Arbeitsrecht übereinstimmen. Interne Regelungen dürfen gesetzliche Mindeststandards weder einschränken noch ersetzen oder aufheben.

Nächste Schritte nach der Auswahl der passenden Person

Nach der erfolgreichen Auswahl einer Kandidatin oder eines Kandidaten verlagert sich der Fokus auf die formelle Gestaltung des Arbeitsverhältnisses.

Erstellung des Arbeitsvertrags

Ein schriftlicher und von beiden Parteien unterzeichneter Arbeitsvertrag wird dringend empfohlen. Er dient dem Schutz sowohl des Arbeitgebers als auch der angestellten Person und stellt sicher, dass alle Erwartungen von Beginn an klar definiert sind.

Der Arbeitsvertrag sollte insbesondere folgende Punkte klar regeln:

• Funktion und Aufgabenbereich
• Offizielles Eintrittsdatum
• Vergütungsstruktur (Fixlohn, variable Bestandteile oder eine Kombination daraus)
• Wöchentliche Arbeitszeit und Beschäftigungsgrad
• Ferienanspruch
• Kündigungsfristen
• Geheimhaltungsvereinbarungen sowie gegebenenfalls Konkurrenzverbote

Die Probezeit

Bei Neueinstellungen ist es üblich, eine Probezeit zu vereinbaren. Diese beträgt in der Regel zwischen einem und drei Monaten und bietet beiden Parteien erhöhte Flexibilität:

• Verkürzte Kündigungsfristen
• Engmaschigere Überprüfung von Leistung und Erwartungen
• Möglichkeit, frühzeitig Anpassungen vorzunehmen

Ihre Pflichten nach Beginn des Arbeitsverhältnisses

Lohnzahlungen und Lohnabrechnungen

Löhne müssen pünktlich ausbezahlt werden, in der Praxis meist auf monatlicher Basis. Verspätete Zahlungen können das Vertrauensverhältnis beeinträchtigen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Jede Lohnabrechnung muss folgende Elemente enthalten:

• Den vereinbarten Bruttolohn
• Gesetzlich vorgeschriebene Sozialversicherungsabzüge
• Beiträge zur beruflichen Vorsorge (BVG), sofern anwendbar
• Prämien für die Unfallversicherung
• Quellensteuer, falls diese erhoben werden muss

Mitarbeitende haben Anspruch auf eine detaillierte und transparente monatliche Lohnabrechnung.

Quellensteuerpflichten

Unterliegt Ihre angestellte Person der Quellensteuer, ist Ihr Unternehmen für deren korrekte Berechnung, Deklaration und fristgerechte Überweisung an die zuständigen Steuerbehörden verantwortlich.

Dies umfasst insbesondere:

• Anwendung des korrekten Steuersatzes
• Monatliche Einreichung der erforderlichen Meldungen
• Termingerechte Zahlung der Steuerbeträge

Fehler in diesem Bereich sind bei neuen Arbeitgebern nicht ungewöhnlich und können zu Nachforderungen oder Sanktionen führen.

Sozialversicherungs- und Arbeitslosenbeiträge

Zusätzlich zur Lohnabrechnung ist Ihr Unternehmen verpflichtet, für jede angestellte Person regelmässig Beiträge an die Sozialversicherungen und die Arbeitslosenversicherung zu leisten. Diese Zahlungen erfolgen über die zuständige Ausgleichskasse, welche Leistungen im Bereich Altersvorsorge, Invalidität und Arbeitslosigkeit verwaltet.

Um diese Pflichten korrekt zu erfüllen, sollte Ihr Unternehmen:

• Vollständige und präzise Aufzeichnungen über sämtliche Beiträge führen
• Alle Meldungen und Zahlungen fristgerecht einreichen
• Die Dokumentation übersichtlich und prüfbereit aufbewahren

Arbeitszeiterfassung, Überstunden und Absenzen

Als Arbeitgeber in der Schweiz sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden sorgfältig zu erfassen. Dies umfasst nicht nur die regulären Arbeitsstunden, sondern auch Pausen und Überstunden.

Überstunden müssen fair behandelt werden – entweder durch zusätzliche Vergütung oder durch Freizeitkompensation, abhängig von den vertraglichen Vereinbarungen.

Darüber hinaus liegt es in Ihrer Verantwortung, sämtliche Absenzen korrekt zu verwalten, insbesondere:

• Ferienverwaltung: Sicherstellung, dass der gesetzlich vorgeschriebene Mindestferienanspruch vollständig gewährt wird
• Feiertage: Berücksichtigung gesetzlicher Feiertage sowie zusätzlicher unternehmensinterner Freitage
• Sonderurlaube: Verwaltung von Mutterschafts-, Vaterschafts-, Militär- oder anderen gesetzlich geregelten Abwesenheiten

Jahresmeldungen und Dokumentationspflichten

Am Ende jedes Geschäftsjahres ist Ihr Unternehmen verpflichtet, verschiedene Meldungen und Abrechnungen bei Behörden, Versicherungen und Sozialversicherungsträgern einzureichen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem anderen Artikel.

Praktische Tipps für einen reibungslosen Start als Arbeitgeber

Der Aufbau eines Teams bedeutet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch die Schaffung einer soliden Grundlage für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Für einen gelungenen Start empfiehlt es sich:

• Lohnbuchhaltung und Versicherungen vor dem ersten Arbeitstag vollständig einzurichten
• Klare, schriftliche Arbeitsverträge und interne Richtlinien zu verwenden
• Einfache Systeme zur Arbeitszeit- und Ferienerfassung einzuführen
• Lohnbestandteile und Zahlungstermine transparent zu kommunizieren
• Die Kosten für die Einstellung von Mitarbeitenden regelmässig zu überprüfen

Wenn Sie vermeiden möchten, den gesamten administrativen Aufwand allein zu bewältigen, oder wenn Sie planen, weiter zu wachsen und Mitarbeitende in der Schweiz professionell einzustellen, kann externe Unterstützung sinnvoll sein.

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Unsere Dienstleistungen umfassen unter anderem:

• Umfassende Lohnbuchhaltung für fixe und variable Vergütungsmodelle
• Erstellung arbeitsbezogener Dokumente (in Zusammenarbeit mit unserem AdminTech-Partner)
• Entwicklung und Überprüfung interner Personalrichtlinien zur Sicherstellung von Klarheit und Rechtskonformität
• Arbeitszeiterfassung und Ferienverwaltung
• Koordination und Betreuung von Kranken- und Unfallversicherungsfällen

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