Die unverzichtbare Schweizer Jahresabschluss-Checkliste für Unternehmen 

Während der 31. Dezember für einige lediglich das Ende des Kalenders markiert, bedeutet er für Unternehmen einen wichtigen Wendepunkt. Ein sauber organisierter Abschlussprozess in der Buchhaltung bildet die Grundlage für eine reibungslose Revision, korrekte Steuererklärungen und Klarheit in der strategischen Planung für das kommende Jahr.

In diesem Leitfaden erklären wir die wesentlichen Schritte, die Ihr Unternehmen vor dem 31. Dezember unternehmen sollte, sowie die Checkliste, die nach Jahresende angewendet werden sollte. 

Vor dem 31. Dezember – vorbereiten, prüfen, anpassen 

Die Zeit vor dem Jahresende ist Ihre Gelegenheit, die Finanzen aufzuräumen, Unstimmigkeiten zu korrigieren und Ihre Steuerposition zu optimieren. Betrachten Sie es als „Hausputzphase“ – alles, was Sie jetzt organisieren, spart später Zeit und Stress. 

1. Buchhaltungsunterlagen prüfen und aktualisieren 

Bevor Sie die Buchungsperiode abschliessen, stellen Sie sicher, dass Ihre Konten der Realität entsprechen. Dazu gehört: 

• Stellen Sie sicher, dass alle Lieferantenrechnungen verbucht sind 

• Erfassen Sie Zahlungseingänge der Kunden und verfolgen Sie offene Rechnungen nach 

• Gleichen Sie Buchungen mit Bankauszügen ab 

• Aktualisieren Sie Kassenbücher 

Wenn Sie diesen Schritt überspringen, können falsche Ergebnisse entstehen – dies kann Steuerberechnungen beeinflussen oder unnötige Arbeit während der Revision verursachen. 

Beispiel: Wenn ein Kunde Anfang Dezember bezahlt hat, die Zahlung aber erst im Januar verbucht wurde, verschiebt sich Ihr Einkommen in das falsche Jahr. Eine kurze Kontrolle verhindert solche Fehler. 

2. Offene Rechnungen und Zahlungen prüfen (Debitoren & Kreditoren) 

Viele Schweizer KMU verlieren Zeit und Geld, weil sie offene Rechnungen übersehen. Prüfen Sie vor dem 31. Dezember: 

• Wurden alle abgeschlossenen Dienstleistungen fakturiert? 

• Gibt es alte, unbezahlte Forderungen, die nachverfolgt werden sollten? 

• Gibt es Lieferantenrechnungen, die noch zu buchen sind? 

Wenn eine Rechnung als uneinbringlich erscheint, sollten Sie eine Rückstellung einrichten. So spiegeln Ihre Konten die erwartete Realität wider und nicht nur hoffnungsvolle Annahmen. 

3. Inventar und Vermögenswerte verwalten 

Für produktbasierte Unternehmen ist eine physische Inventur am Jahresende obligatorisch. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit den Buchwerten und korrigieren Sie Abweichungen. Dies reduziert Bewertungsunterschiede und verschafft Ihnen einen realistischen Überblick über die Marge. 

Zusätzlich: 

• Prüfen Sie Abschreibungen auf Anlagevermögen 

• Schreiben Sie veraltete Bestände bei Bedarf ab 

• Erfassen Sie neu angeschaffte Geräte oder Unternehmensausstattung 

4. Ausgabenplanung – vor Jahresende optimieren 

Das Jahresende ist ein wichtiger Zeitpunkt, um zu prüfen, ob bestimmte Investitionen oder Ausgaben noch im laufenden Jahr erfasst werden sollten – insbesondere zur Steueroptimierung. 

Mögliche abzugsfähige Posten: 

• Geräteanschaffungen 

• Software- oder Lizenzverlängerungen 

• Weiterbildungskosten für Mitarbeitende 

• Marketing- und Markenaufwendungen 

Wenn eine geplante Investition den Geschäftsbetrieb unterstützt und Ihre Steuerlast senken kann, kann es sinnvoll sein, diese vor dem 31. Dezember abzuschliessen. 

5. Lohn- und Sozialversicherungs-Vorbereitungen 

Die Lohnabrechnung erfordert am Jahresende besondere Aufmerksamkeit. Prüfen Sie: 

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitendaten korrekt sind (AHV-Nummer, Löhne, Zulagen) 

• Erfassen Sie Ferien- und Überstundenkonten korrekt 

• Deklarieren Sie Boni oder Jahresendzahlungen korrekt 

• Prüfen Sie, dass Sozialversicherungs- und Pensionskassenbeiträge aktuell sind 

Klären Sie ausserdem geplante Lohnanpassungen, ob sie für das laufende oder das nächste Jahr gelten. 

6. MWST-Abstimmung 

Die Schweizer Mehrwertsteuer kann schnell komplex werden. Prüfen Sie vor Jahresende: 

• Buchen Sie die MWST korrekt (Vorsteuer vs. Umsatzsteuer) 

• Behandeln Sie gemischte oder steuerbefreite Umsätze richtig 

• Prüfen Sie, ob Sie nach effektiver Methode oder Saldosteuersatz abrechnen 

So lassen sich Fehlklassifikationen erkennen und korrigieren, während das Jahr noch offen ist. 

7. Interne Prüfung und strategische Bewertung 

Der Jahresabschluss betrifft nicht nur Zahlen – er bietet auch die Gelegenheit, die Leistung zu reflektieren. 

Fragen Sie sich: 

• Wie war der Umsatz im Vergleich zu den Erwartungen? 

• Wo lagen die grössten Kosten? 

• Welche Produkte oder Dienstleistungen liefen am besten? 

Diese Erkenntnisse fliessen später in die Budgetierung und Planung für das kommende Jahr ein. 

Nach dem 31. Dezember – abschliessen, berichten, einreichen 

Sobald das Geschäftsjahr offiziell beendet ist, geht es darum, die Konten abzuschliessen. Ziel ist es, die vorbereiteten Unterlagen in einen fertigen Buchhaltungsabschluss umzuwandeln, der für Steuerzwecke und strategische Nutzung bereitsteht. 

1. Bankkonten abstimmen 

Jedes Schweizer Unternehmen – auch kleine – muss Bankkonten mit dem Buchhaltungssystem abgleichen. Prüfen Sie: 

• Stimmen Sie Bankkonten mit der Buchhaltung ab 

• Prüfen Sie Kreditkartenabrechnungen 

• Überprüfen Sie PayPal-, Stripe-, SumUp- oder andere digitale Zahlungen 

Abweichungen müssen sofort geklärt werden, solange die Belege noch frisch sind. 

2. Abschreibungen berechnen und buchen 

Aktualisieren Sie die Abschreibungen auf Vermögenswerte gemäss dem gewählten Rechnungslegungsstandard. Typische Anlagewerte: 

• Maschinen 

• Firmenfahrzeuge 

• Computerhardware 

• Büroeinrichtung 

Wenn ein Vermögenswert vollständig abgeschrieben oder nicht mehr in Gebrauch ist, entfernen Sie ihn aus dem Aktivregister. 

3. Rückstellungen und Abgrenzungen erstellen 

Einige Kosten gehören in das Abschlussjahr, werden aber später fakturiert – typische Beispiele: 

• Buchen Sie noch nicht erhaltene Rechnungen (Versorgung, Versicherungen, Abonnements) 

• Erfassen Sie beschlossene, aber nicht ausgezahlte Boni 

• Bilden Sie Ferienrückstellungen 

• Erfassen Sie gesetzliche oder finanzielle Rückstellungen 

Durch die Buchung von Abgrenzungen stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungsabschlussprozess die tatsächliche Leistung des Jahres widerspiegelt. 

4. Lohnmeldungen vorbereiten 

Zu Beginn des Jahres muss jeder Mitarbeitende Folgendes erhalten: 

• Erstellen Sie die Jahreslohnabrechnung (Lohnausweis) 

• Stellen Sie Sozialversicherungsausweise aus 

• Übermitteln Sie Pensionskassen- und Unfallversicherungsbescheinigungen 

Die fristgerechte Erledigung verhindert Engpässe im HR-Bereich und unterstützt eine saubere Revision. 

5. Jahresabschluss 

Mit allen vorbereiteten Unterlagen können Sie nun Ihren Abschlussprozess in der Buchhaltung abschliessen – die Dokumente, die Ihnen, Ihren Beratern und den Behörden ein vollständiges Bild der finanziellen Lage Ihres Unternehmens geben. Dazu gehören: 

• Bilanz 

• Erfolgsrechnung 

• Anhang und ergänzende Tabellen (abhängig von Unternehmensgrösse) 

Klare, gut strukturierte Abschlüsse erleichtern Entscheidungen, Audit-Vorbereitung und Bankverhandlungen. 

6. MWST-Endabrechnung 

Nach Abschluss der Bücher erfolgt die Einreichung der endgültigen MWST-Abrechnung. Dabei ist zu prüfen: 

• Steuercodes korrekt angewendet 

• Grenzüberschreitende Transaktionen berücksichtigt 

• Abzug der Vorsteuer korrekt vorgenommen 

Eine korrekte Abgabe verhindert spätere Korrekturen und Strafzahlungen. 

7. Steuererklärung an kantonale Behörden 

Schweizer KMU müssen ihre Steuererklärung zusammen mit den unterstützenden Unterlagen beim Steueramt einreichen. 

Dabei sollten folgende Unterlagen vorbereitet werden: 

• Jahresabschluss 

• Abschreibungstabellen 

• Inventarbewertungen 

• Begründungen für Rückstellungen 

Fristversäumnisse können zu Bussgeldern führen – frühzeitige Vorbereitung gibt Ihnen Zeit, Fragen mit den Behörden zu klären. 

Vereinfachen Sie den Buchhaltungsabschlussprozess mit LedgerPeek 

Den Jahresabschluss zu finalisieren ist keine Routineaufgabe – es ist ein entscheidender Schritt, der die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens sichert. Richtig durchgeführt, bietet er einen klaren Überblick über Ihre Finanzen, reduziert Steuerfehler und ermöglicht einen selbstbewussten Start ins neue Geschäftsjahr. Unvollständige oder fehlerhafte Abschlüsse hingegen führen zu Verzögerungen, Korrekturen und unnötiger administrativer Arbeit. 

Bei LedgerPeek kümmern sich unsere Spezialisten um den gesamten Buchhaltungsabschlussprozess Ihres Unternehmens, sodass Sie sich um keinen Teil sorgen müssen. Während LedgerPeek Ihre Konten verwaltet, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir einen präzisen, gründlichen und stressfreien Buchhaltungsabschluss sicherstellen. 

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