Que considérer lors de l’embauche de votre premier membre d’équipe : essentiels juridiques, financiers et administratifs

Cependant, au fur et à mesure du développement de votre entreprise, il arrive généralement un moment où vous avez besoin de renfort à l’intérieur de l’entreprise. Embaucher votre premier salarié représente un tournant important — et introduit de nouvelles responsabilités juridiques, financières et organisationnelles.

Cet article vous guidera sur quelles démarches pour embaucher un salarié, les étapes à suivre après avoir sélectionné un candidat, et les responsabilités continues en matière de paie et de sécurité sociale auxquelles vous devrez faire face en tant qu’employeur en Suisse.

Préparer votre entreprise à embaucher un premier salarié

Avant qu’une personne puisse légalement commencer à travailler pour votre entreprise, plusieurs éléments doivent déjà être mis en place. Ces étapes ne sont pas optionnelles — elles constituent la base de l’emploi légal en Suisse. Voici comment embaucher un salarié.

Inscription de l’employeur auprès des autorités de sécurité sociale

Dès que vous décidez d’agrandir votre équipe, votre entreprise doit être inscrite en tant qu’employeur auprès d’une caisse de compensation de sécurité sociale reconnue.

Cette inscription permet de déclarer les salaires et de payer les cotisations obligatoires relatives aux pensions de vieillesse, à la couverture contre l’invalidité, à l’indemnisation du revenu, à la protection contre le chômage, et aux allocations familiales.

Sans cette inscription, votre entreprise n’est pas autorisée à traiter correctement les salaires. Vous devez compléter cette étape avant de payer le premier salaire, même si l’emploi commence à temps partiel ou de manière temporaire.

Une fois inscrit, votre entreprise reçoit un numéro d’identification d’employeur, qui sera utilisé pour toutes les déclarations salariales et les rapports annuels.

Couverture obligatoire contre les accidents

La législation suisse exige que chaque employeur assure ses employés contre les accidents. Cette couverture doit être en place dès le premier jour de travail. Deux types de couverture s’appliquent :

• L’assurance pour les accidents survenant pendant les heures de travail, obligatoire pour tous les employés.
• L’assurance pour les accidents en dehors des heures de travail, qui devient obligatoire dès qu’un employé travaille au moins huit heures par semaine.

Le non-respect de cette obligation d’assurance peut exposer votre entreprise à un risque financier important, car vous pourriez être tenu responsable des frais médicaux et de la continuation du salaire en cas d’accident.

En plus de la couverture contre les accidents, vous pourriez également envisager une assurance de prestations journalières en cas de maladie. Bien que cette assurance soit techniquement facultative, elle est devenue une pratique courante en Suisse. Elle couvre les employés incapables de travailler en raison de maladie, permettant ainsi aux entreprises d’éviter des coûts salariaux imprévus et une incertitude financière. 

Directives et politiques internes pour le personnel

Il est fortement recommandé que votre entreprise prépare des directives internes de base avant le premier jour de travail de votre employé. Ces documents permettent de définir clairement les attentes et d’éviter des malentendus par la suite.

Les directives pour le personnel couvrent des sujets tels que :

• Les heures de travail
• Le télétravail ou les arrangements hybrides
• L’utilisation du matériel de l’entreprise
• Les procédures d’absence
• Le code de conduite

Veuillez noter que lors de la rédaction de ces directives, vous devez vous assurer qu’elles sont pleinement conformes au droit du travail suisse. Les règles internes ne doivent soutenir et expliquer que les exigences légales — elles ne doivent pas réduire, remplacer ou supprimer des droits auxquels les employés ont droit en vertu de la loi suisse.

Les étapes suivantes après le choix du candidat

Une fois le bon candidat choisi, il faut se concentrer sur la formalisation de la relation de travail.

Rédaction du contrat de travail

Il est fortement conseillé de rédiger un contrat écrit signé, car il protège à la fois l’employeur et l’employé et garantit que les attentes sont alignées dès le départ. Votre document doit préciser clairement :

• Le rôle et les responsabilités
• La date de début officielle
• La structure de la rémunération (salaire fixe, éléments variables, ou une combinaison)
• Les heures de travail hebdomadaires et le pourcentage de l’emploi
• Les droits aux congés
• Les délais de préavis
• Les obligations de confidentialité et, si applicable, les clauses de non-concurrence
• La période d’essai

La période d’essai

Pour embaucher un salarié en Suisse, il est courant d’inclure une période d’essai. Cette période dure généralement entre un et trois mois :

• Les deux parties peuvent résilier le contrat avec un préavis plus court
• Les performances et les attentes sont examinées de manière plus rapprochée
• Des ajustements peuvent être apportés rapidement si nécessaire

Vos obligations après le début de l’emploi 

Paiement des salaires et bulletins de paie

Les salaires doivent être payés ponctuellement, généralement sur une base mensuelle. Les retards peuvent nuire à la confiance et avoir des conséquences juridiques. Chaque calcul de paie doit inclure :

• Le salaire brut convenu
• Les déductions sociales obligatoires
• Les contributions aux régimes de retraite professionnels, le cas échéant
• Les primes d’assurance accident
• L’impôt retenu à la source, si nécessaire

Votre employé doit recevoir un bulletin de paie détaillé chaque mois, indiquant clairement toutes les déductions et contributions.

Responsabilités fiscales

Si votre employé est soumis à une imposition directe à la source, votre entreprise est responsable du calcul, de la déclaration et du transfert de ces montants aux autorités fiscales compétentes. Cela inclut :

• L’application du bon taux d’imposition
• La soumission de rapports mensuels
• L’assurance que les paiements sont effectués à temps

Les erreurs dans ce domaine sont courantes parmi les nouveaux employeurs et peuvent entraîner des pénalités ou des paiements correctifs.

Contributions à la sécurité sociale et au chômage

En plus du calcul des salaires, votre entreprise doit effectuer des contributions régulières pour la sécurité sociale et la couverture chômage de chaque membre de l’équipe. Ces paiements sont soumis au bureau de compensation local, qui supervise les prestations de retraite, la couverture en cas d’invalidité et le soutien au chômage.

Pour bien gérer cela, votre entreprise doit :

• Maintenir des registres complets et précis de toutes les contributions et paiements
• Soumettre les montants et rapports requis dans les délais fournis par le bureau de compensation
• Garder la documentation organisée et facilement accessible en cas d’inspections ou de réconciliation annuelle

Suivi des heures de travail, des heures supplémentaires et des congés des employés

En tant qu’employeur en Suisse, vous êtes légalement tenu de conserver des registres détaillés du temps de travail de vos employés. Cela englobe non seulement les heures normales, mais aussi les heures supplémentaires et les pauses. Toute heure supplémentaire travaillée doit être traitée de manière équitable, soit par une compensation supplémentaire, soit par un congé compensatoire, en fonction des accords que vous avez établis avec votre employé.

Au-delà des horaires de travail quotidiens, il vous incombe de suivre et de gérer tous les types de congés. Les principaux domaines incluent :

• Suivi précis des congés : Assurez-vous que chaque membre de l’équipe bénéficie du nombre total de jours de congé stipulés par la loi.
• Gestion des jours fériés et des congés supplémentaires : Tenez compte des jours fériés légaux ainsi que de tout congé supplémentaire que votre entreprise fournit.
• Gestion des congés spéciaux : Gérez les situations de congés exceptionnels, tels que les congés de maternité ou de paternité, le service militaire, ou d’autres absences légalement reconnues.

Déclarations annuelles et documentation

À la fin de chaque année, votre entreprise doit soumettre les rapports clés aux autorités compétentes.

Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici. 

Conseils pratiques pour un démarrage réussi en tant qu’employeur

Construire votre équipe ne se résume pas à respecter la législation ; il s’agit aussi de poser les bases d’une relation de travail productive.

Pour garantir un démarrage réussi :

• Préparez la paie et la couverture d’assurance avant le premier jour de travail
• Utilisez des contrats clairs et écrits ainsi que des politiques internes
• Mettez en place des systèmes simples pour le suivi du temps de travail et des congés
• Communiquez les détails du salaire et les calendriers de paiement de manière transparente
• Surveillez régulièrement les coûts liés à l’emploi

Si vous ne souhaitez pas passer un temps excessif à gérer tout cela seul, ou si vous vous préparez à intégrer davantage de personnes dans votre équipe, vous pouvez envisager de faire appel à un soutien professionnel.

Comment LedgerPeek simplifie vos tâches liées à l’emploi et à la paie

Chez LedgerPeek, nous vous aidons à mettre en place le processus d’embauche des employés et nous fournissons également un service complet de gestion de la paie qui prend en charge toutes les obligations continues une fois l’emploi commencé.

Nos services incluent :

• Gestion complète de la paie, adaptée aux salaires fixes et variables
• Préparation des documents liés à l’emploi (en collaboration avec notre partenaire AdminTech)
• Développement et révision des directives internes pour garantir des politiques claires et une conformité
• Suivi du temps de travail des employés et gestion des congés
• Coordination et gestion des cas d’assurance maladie et accident

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