Selbstständig in der Schweiz: Wichtige Schritte zum Start und zur Führung Ihrer Tätigkeit

Viele in der Schweiz ansässige Personen entscheiden sich für diesen Weg, wenn sie eine Beratertätigkeit aufnehmen, kreative Dienstleistungen anbieten, als unabhängige Handwerkerinnen und Handwerker arbeiten oder eine kleine berufliche Praxis aufbauen.

Gleichzeitig bringt die Führung einer selbstständigen Tätigkeit in der Schweiz spezifische Vorschriften mit sich, die beachtet werden müssen – nicht nur für die korrekte Anmeldung, sondern auch für eine effiziente Geschäftsführung im Laufe der Zeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wann Sie sich als Selbstständige/r anmelden müssen, wie dies korrekt erfolgt und welche Pflichten Sie nach Beginn Ihrer Tätigkeit übernehmen müssen.

Wann ist es Zeit für die offizielle Anmeldung?

Bevor Sie Ihre selbstständige Tätigkeit offiziell aufnehmen können, ist es wichtig, die zentralen Anforderungen zu verstehen, die die Behörden zur Bestimmung der Berechtigung heranziehen.

Zentrale Anforderungen für die Selbstständigkeit:

Anforderung	Bedeutung
Unter eigenem Namen tätig sein und Verantwortung übernehmen	Sie tragen die volle Verantwortung für die Ergebnisse Ihres Unternehmens, einschliesslich etwaiger finanzieller Verluste.
Kontrolle über Ihre Arbeit	Sie bestimmen selbst, wie, wann und für wen Sie Ihre Dienstleistungen erbringen, ohne von einem einzelnen Kunden gelenkt zu werden.
Finanzielles Risiko übernehmen	Sie tragen Ihre eigenen Geschäftsausgaben und akzeptieren das Risiko von Verlusten.
Direkt an Kunden fakturieren	Sie erstellen und verschicken die Rechnungen für die von Ihnen erbrachten Produkte oder Dienstleistungen selbst.
Unabhängigkeit von einem Arbeitgeber	Ihre Tätigkeit darf wirtschaftlich nicht von einem einzelnen Kunden abhängig sein.

Den Einstieg als unabhängige/r Schweizer Fachperson meistern

Schritt 1: Prüfen Sie Ihre Berechtigung

Bevor Sie Ihre selbstständige Tätigkeit aufnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie rechtlich dazu berechtigt sind:

• Schweizer Staatsbürgerinnen und -bürger können ihre Tätigkeit ohne zusätzliche Bewilligungen aufnehmen.
• Staatsangehörige der EU/EFTA benötigen das Aufenthaltsrecht für Selbstständige, was je nach Situation die Beantragung oder Umwandlung einer Bewilligung erfordert.
• Nicht-europäische Staatsangehörige müssen eine ausdrückliche Genehmigung der kantonalen Behörden einholen. Dieser Prozess ist oft komplex und wird nur in bestimmten Fällen gewährt, z. B. bei anerkannten Berufen oder einem gut dokumentierten Businessplan.

Schritt 2: Nachweis Ihrer Tätigkeit

Eine Anmeldung „auf Vorrat“ ist nicht möglich. Die Behörden verlangen einen Nachweis, dass Ihre Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Mögliche Nachweise sind:

• Ausgestellte oder zur Ausstellung bereite Rechnungen
• Unterzeichnete Verträge oder Offerten
• Zahlungen von Kunden
• Nachweis von Geschäftsausgaben

Auch bei geringen Einnahmen oder kurzzeitiger Tätigkeit sind objektive Hinweise ausreichend. Sobald Ihre Tätigkeit regelmässig ausgeübt wird und eine echte Einkommensabsicht zeigt, ist eine zeitnahe Anmeldung Pflicht. Wer Einkünfte erzielt, ohne sich anzumelden, riskiert Sanktionen.

Schritt 3: Wählen Sie einen Geschäftsnamen

Viele Selbstständige arbeiten unter ihrem eigenen Namen, oft mit einer Zusatzbeschreibung der Tätigkeit. Wenn Sie einen anderen Namen wählen, achten Sie darauf, dass dieser nicht irreführend ist und noch nicht verwendet wird.

Schritt 4: Bereiten Sie unterstützende Unterlagen vor

Sammeln Sie Dokumente, die die Legitimität Ihrer Tätigkeit belegen, z. B. Verträge, Rechnungen, Offerten, Ihre Webseite oder Marketingmaterialien. Dies erleichtert einen reibungslosen Anmeldeprozess.

Die Anmeldung erfolgt über die kantonale Ausgleichskasse. Typische erforderliche Unterlagen sind:

• Ausgefülltes Anmeldeformular
• Kopie eines Identitätsdokuments oder einer Bewilligung
• Nachweis der selbstständigen Tätigkeit

Manchmal verlangen kantonale Behörden zusätzliche Belege, wenn die Tätigkeit unklar erscheint. Genauigkeit und Vollständigkeit sind dabei entscheidend.

Schritt 6: Informieren Sie das kantonale Steueramt

In einigen Kantonen müssen Sie das Steueramt offiziell über Ihre neue Tätigkeit informieren. Dies kann erfolgen:

• Über ein kurzes Online-Formular
• Per Brief oder E-Mail

Die Anforderungen variieren je nach Kanton. In manchen Fällen erfolgt die Anmeldung automatisch, dennoch ist es wichtig, die kantonalen Vorgaben zu prüfen.

Schritt 7: Organisieren Sie obligatorische und optionale Versicherungen

Nach der Anmeldung bei der kantonalen Ausgleichskasse wird Ihre obligatorische Sozialversicherung automatisch eingerichtet. Darüber hinaus können zusätzliche Absicherungen sinnvoll sein:

• Unfallversicherung: Für Selbstständige freiwillig, für Angestellte obligatorisch.
• Altersvorsorge: Freiwillige Einzahlungen in eine Vorsorgeplanung sichern die langfristige finanzielle Absicherung. Die berufliche Vorsorge ist für Angestellte obligatorisch; Selbstständige können freiwillig vorsorgen.
• Mehrwertsteuer: Pflicht, wenn der Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigt (sofern die Tätigkeit nicht gesetzlich von der MWST befreit ist). Kleinunternehmen können sich freiwillig registrieren, um Vorsteuer geltend zu machen.

Schritt 8: Richten Sie eine korrekte Rechnungsstellung ein

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der erbrachten Leistungen
• Fällige Beträge

Bei MWST-Registrierung zusätzlich: MWST-Nummer, anwendbarer MWST-Satz und MWST-Betrag.

Ein konsistentes, professionelles Rechnungswesen hilft, organisiert zu bleiben und einen professionellen Eindruck bei Kunden zu hinterlassen.

Selbstständig in der Schweiz: Verwaltung der Tätigkeit nach der Anmeldung

Die Anmeldung ist nur der Anfang. Nach offizieller Anerkennung Ihrer Tätigkeit folgen laufende Verpflichtungen.

Kontinuierliche Sozialversicherungsbeiträge

Als Selbstständige/r sind Sie verantwortlich für die Meldung Ihres Einkommens und die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge. Diese werden in der Regel anhand der tatsächlichen Jahreserträge neu berechnet; einige Kantone verlangen Vorauszahlungen während des Jahres.

Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung

Eine genaue Dokumentation aller Einnahmen und geschäftsbezogenen Ausgaben ist entscheidend für:

• Compliance: Erfüllung gesetzlicher und steuerlicher Pflichten sowie Nachweis gegenüber den Behörden.
• Finanzübersicht: Kontrolle des Cashflows und Vermeidung von finanziellen Überraschungen.
• Entscheidungsfindung: Grundlage für Investitionen, Preisgestaltung und Wachstumsstrategien.
• Steuererklärung: Organisierte Unterlagen erleichtern die persönliche Steuererklärung und reduzieren Fehler- und Strafrisiken.

Dies umfasst alle Rechnungen, Zahlungen und Kosten im Zusammenhang mit der Tätigkeit.

Steuerliche Pflichten verwalten

Einkommen aus der selbstständigen Tätigkeit wird in der persönlichen Steuererklärung berücksichtigt. Sorgfältige Vorbereitung ist wichtig, um Fehler oder unerwartete Anpassungen zu vermeiden. Zwei Hauptoptionen:

• Selbst erledigen: Mit genauen Unterlagen und klaren Richtlinien können Sie die Steuererklärung eigenständig einreichen.
• An eine Fachperson auslagern: Spezialisten übernehmen die Vorbereitung, Prüfung und Einreichung Ihrer Steuererklärung, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.

Einige Kantone verlangen Vorauszahlungen auf Basis geschätzter Einkommen.

Cashflow im Blick behalten

Im Gegensatz zu einem Angestelltenverhältnis können Zahlungen verspätet oder unregelmässig eingehen. Eine laufende Überwachung ist entscheidend für die finanzielle Stabilität.

Administrative Nachverfolgung

Fristen, Meldepflichten und Dokumentenprüfungen gehören zum Alltag. Organisation ist der Schlüssel für eine regelkonforme und nachhaltige Tätigkeit.

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Beim Start Ihrer selbstständigen Tätigkeit tauchen viele Fragen auf: Selbstständig werden – was muss ich beachten? Wie melde ich mich in meinem Kanton an? Welche Anforderungen gelten für meine Tätigkeit? Wie kann ich Steuern absetzen, wenn ich selbstständig bin, und welche Sozialversicherungsbeiträge fallen an?

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