Kennzahlen, die jedes Schweizer KMU überwachen sollte (und warum sie entscheidend sind)

Geld ist ständig in Bewegung – doch was diese Bewegungen tatsächlich für Ihr Unternehmen bedeuten, bleibt oft unklar.

Sie fühlen sich vielleicht beschäftigt und produktiv, aber gleichzeitig unsicher. Verdienen Sie genug? Stimmt Ihre Preisgestaltung? Wachsen Sie auf gesunde Weise, oder werden Sie einfach nur beschäftigter? Viele Schweizer KMU-Inhaber stehen vor derselben Situation: Zahlen sind überall, doch echte Erkenntnisse fehlen.

Genau hier verändern die richtigen KPIs das Spiel. Sorgfältig ausgewählt, ermöglichen sie Ihnen, Ihr Unternehmen in Echtzeit zu überwachen, anstatt Wochen oder Monate später unangenehme Überraschungen zu erleben.

Was sind KPIs im Geschäftskontext und wie sie offenlegen, was Ihre Leistung wirklich antreibt

Ein KPI, oder Key Performance Indicator, ist im Wesentlichen eine Kennzahl, die zeigt, wie gut ein bestimmter Aspekt Ihres Unternehmens funktioniert.

Als Unternehmensinhaber sind Sie täglich von Zahlen umgeben – Umsätze, Kosten, Bankguthaben und offene Rechnungen. Kennzahlen für KMU verwandeln diese Zahlen in Erkenntnisse und helfen Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringt, anstatt nur Aktivitäten zu überwachen.

Ein KPI geht über eine einfache Statistik hinaus. Er zeigt, ob sich etwas in Ihrem Unternehmen verbessert, stabil bleibt oder in die falsche Richtung entwickelt. Wenn sich ein KPI verändert, weist er Sie auf einen Bereich hin, der genauer betrachtet werden sollte.

Beispielsweise mag steigender Umsatz auf den ersten Blick positiv erscheinen. Ein KPI kann jedoch aufzeigen, ob dieser Umsatz tatsächlich pünktlich bezahlt wird, ob er Ihre Kosten deckt oder ob er mehr Aufwand und Liquidität erfordert, als er generiert. Ohne KPIs bleiben diese Details oft verborgen, bis Probleme auftreten.

Acht wichtige Unternehmens-KPIs

Es gibt unzählige Unternehmens-KPIs, doch nicht alle sind für Ihre Situation relevant. Zu viele Zahlen zu verfolgen kann schnell überwältigend werden. Als Inhaberin oder Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens ist es besser, sich auf einige wenige zu konzentrieren, die Ihnen ein klares Bild der Gesundheit Ihres Unternehmens vermitteln. Hier sind acht KPIs für KMU, die wir zur genauen Überwachung empfehlen.

1. Liquiditätsreichweite: Wie lange Ihr Unternehmen operieren kann

Dieser KPI zeigt, wie lange Ihr Unternehmen mit bestehenden Barreserven operieren kann, falls eingehende Zahlungen verzögert werden.

Formel: Verfügbare liquide Mittel ÷ Durchschnittliche monatliche Ausgaben

Wenn Ihr Unternehmen über CHF 75’000 an liquiden Mitteln verfügt und die monatlichen Ausgaben durchschnittlich CHF 25’000 betragen, deckt Ihre Liquiditätsreichweite drei Monate ab.

Dieser KPI ist wichtig, weil sich Liquiditätsprobleme selten frühzeitig ankündigen. Ein schrumpfender Puffer signalisiert steigendes Risiko, selbst wenn die Umsätze gesund aussehen. Es ist generell ratsam, Liquiditätsreserven zu halten, die mindestens zwei bis drei Monate der Betriebskosten abdecken.

Fragen zur Überlegung:

• Wächst oder schrumpft mein Puffer im Laufe der Zeit?
• Wie stark bin ich von verspäteten Kundenzahlungen abhängig?
• Welches Pufferniveau gibt mir als Inhaber Sicherheit?

Die meisten KMU profitieren davon, diesen KPI einmal pro Monat zu überprüfen.

2. Bruttogewinnmarge: Wie profitabel Ihre Kerntätigkeit ist

Dieser KPI fokussiert darauf, wie viel Wert Ihr Unternehmen durch seine Haupttätigkeit schafft, bevor Gemeinkosten ins Spiel kommen.

Formel: (Umsatz − Warenkosten) ÷ Umsatz × 100

Wenn Ihr Umsatz CHF 80’000 beträgt und die direkten Kosten (Material, Subunternehmer, Lieferkosten) CHF 48’000 ausmachen, liegt Ihre Bruttogewinnmarge bei 40%.

Dieses Ergebnis bedeutet, dass von jedem CHF 100, den Sie verdienen, CHF 40 verbleiben, um Gemeinkosten, Steuern und Ihren Gewinn zu decken. Höhere Prozentsätze weisen auf bessere Kostenkontrolle und mehr Preissetzungsmacht hin. Eine sinkende Marge signalisiert, dass die Kosten schneller steigen als der Umsatz oder dass die Preisgestaltung möglicherweise zu niedrig ist.

Fragen zur Überlegung:

• Welche Dienstleistungen oder Produkte generieren die stärkste Marge?
• Erodieren Rabatte den langfristigen Wert?
• Haben sich Lieferantenkosten verändert, ohne dass die Preise angepasst wurden?

Monatliche Überwachung liefert Ihnen frühe Signale, ohne Sie mit Daten zu überlasten.

3. Betriebsgewinnmarge: Wie viel Ertrag Ihr Unternehmen tatsächlich behält

Beschäftigt zu sein bedeutet nicht immer, belohnt zu werden. Dieser KPI zeigt, welcher Anteil Ihres Umsatzes im Unternehmen verbleibt, nachdem alle Betriebskosten gedeckt sind.

Formel: Betriebsergebnis ÷ Gesamtumsatz × 100

Wenn Ihr Unternehmen CHF 150’000 einnimmt und nach Deckung aller Kosten CHF 18’000 behält, liegt Ihre Betriebsgewinnmarge bei 12%.

In der Praxis bedeutet dies, dass von jedem CHF 100, den Sie einnehmen, CHF 12 als Gewinn verbleiben, der in das Unternehmen reinvestiert oder für Ihr eigenes Einkommen verwendet werden kann. Ein niedriges Verhältnis kann darauf hinweisen, dass Ihr Unternehmen zwar beschäftigt ist, aber wenig Ertrag für Aufwand und Risiko übrig lässt, während ein höheres Verhältnis Effizienz und Nachhaltigkeit widerspiegelt.

Fragen zur Überlegung:

• Ist diese Rendite angesichts meiner Verantwortung akzeptabel?
• Hat sich dieses Verhältnis verbessert, während das Unternehmen gereift ist?
• Reduzieren Fixkosten stillschweigend meine Erträge?

Quartalsweise Überprüfungen bieten in der Regel ausreichend Einblick.

4. Debitorenlaufzeit (DSO): Wie schnell Umsatz zu Bargeld wird

Dieser KPI verfolgt die durchschnittliche Zeit, die Ihre Kunden benötigen, um Rechnungen zu bezahlen, und gibt Ihnen ein klares Bild Ihrer Cashflow-Effizienz.

Formel: (Forderungen ÷ Umsatz) × Anzahl der Tage im Zeitraum

Wenn Ihre unbezahlten Rechnungen CHF 60’000 betragen, der monatliche Umsatz CHF 120’000 ist und der Zeitraum 30 Tage umfasst, beträgt Ihre DSO 15 Tage.

In der Praxis bedeutet dies, dass Ihr Unternehmen typischerweise innerhalb von etwa zwei Wochen Bargeld aus Verkäufen einzieht. Kürzere DSO-Perioden halten den Cashflow reibungslos und helfen Ihnen, Ausgaben zu decken und Investitionen mit Zuversicht zu planen. Längere Einzugszeiten können auf Zahlungsverzögerungen, inkonsistente Nachverfolgung oder die Notwendigkeit hinweisen, die Zahlungsbedingungen der Kunden anzupassen.

Die regelmässige Überwachung der DSO ermöglicht es Ihnen, Cashflow-Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu handeln, bevor verspätete Zahlungen Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Lieferanten, Löhne oder andere Verpflichtungen zu bezahlen.

Fragen zur Überlegung:

• Werden Zahlungsverzögerungen häufiger?
• Sind die Zahlungsbedingungen für meine Kunden realistisch?
• Verfolge ich konsequent nach?

Monatliche Überwachung wird dringend empfohlen.

5. Fixkostenquote: Wie anpassungsfähig Ihre Kostenstruktur ist

Dieser KPI untersucht, wie viel Ihrer Kostenbasis fix versus variabel ist.

Formel: Fixkosten ÷ Gesamtkosten × 100

Wenn Fixkosten 65% der Gesamtausgaben ausmachen, lässt sich der grösste Teil Ihrer Ausgaben (Miete, Löhne, Versicherungen) in schwachen Monaten nicht einfach reduzieren.

Eine hohe Fixkostenquote bedeutet weniger Flexibilität und grössere Anfälligkeit bei Umsatzrückgängen. Ein niedrigerer Prozentsatz zeigt an, dass Sie Ausgaben bei Bedarf leichter anpassen können.

Fragen zur Überlegung:

• Welche Kosten lassen sich nur schwer schnell reduzieren?
• Sind neue Fixkosten durch stabile Einnahmen gerechtfertigt?
• Können bestimmte Ausgaben in variable umgewandelt werden?

Eine quartalsweise Überprüfung dieses KPI bietet strategische Einblicke.

6. Umsatzwachstumsrate: Wie sich Ihr Unternehmen entwickelt

Dieser KPI misst, wie sich Ihr Umsatz im Laufe der Zeit verändert, und hilft Ihnen zu erkennen, ob Ihr Unternehmen an Dynamik gewinnt, stagniert oder sich verlangsamt.

Formel: (Umsatz aktuelle Periode − Umsatz Vorperiode) ÷ Umsatz Vorperiode × 100

Wenn Ihr Umsatz von CHF 100’000 auf CHF 115’000 steigt, beträgt Ihre Wachstumsrate 15%. Das bedeutet, Ihr Unternehmen generiert 15% mehr Einnahmen als in der Vorperiode.

Während jedes Wachstum ermutigend wirken kann, ist die eigentliche Frage, ob es Rentabilität und Cashflow stärkt. Schnelles Wachstum, das Ressourcen belastet oder Margen schmälert, kann riskanter sein als stetiges, handhabbares Wachstum. Umgekehrt signalisiert flacher oder rückläufiger Umsatz, dass es Zeit ist, Ihre Verkaufsstrategie, Kundenmischung oder betriebliche Effizienz zu überprüfen.

Fragen zur Überlegung:

• Führt dieses Wachstum zu höheren Barreserven oder nur zu mehr Aktivität?
• Sind die neuen Verkäufe profitabel, oder erodieren Rabatte und Kosten den Wert?
• Können mein Team und meine Prozesse dieses Tempo bewältigen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen?
• Treiben bestimmte Produkte, Dienstleistungen oder Kunden den Grossteil des Wachstums an?
• Wie verhält sich dieses Wachstum im Vergleich zu saisonalen Trends oder Branchen-Benchmarks?

Monatliche oder quartalsweise Überprüfungen funktionieren gut, je nach Geschäftsaktivität.

7. Gewinnschwelle: Das Minimum, das Ihr Unternehmen erwirtschaften muss

Jedes Unternehmen hat eine finanzielle Basis, unterhalb derer es beginnt, Reserven aufzuzehren. Dieser KPI identifiziert diese Basis.

Formel: Gesamte monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag (als Dezimalzahl)

Wenn die Fixkosten CHF 45’000 betragen und Ihr Deckungsbeitrag 50% ist, beträgt der erforderliche Mindestumsatz CHF 90’000 pro Monat. Das bedeutet, Ihr Unternehmen muss mindestens CHF 90’000 verdienen, um Löhne, Miete und andere Verpflichtungen zu decken. Unterhalb dieses Niveaus zu fallen, kann Sie zwingen, Barreserven zu nutzen oder Kosten zu senken; während das Überschreiten Spielraum für Gewinn oder Reinvestition schafft.

Fragen zur Überlegung:

• Wie weit über dieser Schwelle operiere ich normalerweise?
• Welche Kosten erhöhen diese Schwelle am meisten?
• Würde ein kurzer Abschwung die Stabilität gefährden?

Überprüfen Sie diesen KPI immer dann, wenn sich Ihre Kostenstruktur ändert.

8. Inhaber-Wertschöpfungseffizienz (individueller Indikator): Wie sich Ihre Zeit in Ergebnisse übersetzt

Anders als die vorherigen KPIs ist dies keine Kennzahl, die Sie in Standard-Buchhaltungsberichten finden. Für inhabergeführte KMU – wo die Zeit des Gründers oft die knappste Ressource ist – kann es jedoch einer der wichtigsten zu verfolgenden Indikatoren sein.

Diese praktische Kennzahl verbindet Ihren persönlichen Einsatz mit den Geschäftsergebnissen.

Formel: Betriebsergebnis ÷ Arbeitsstunden des Inhabers

Wenn Ihr Unternehmen CHF 70’000 Gewinn erwirtschaftet und Sie 2’800 Stunden arbeiten, beträgt Ihr Wert pro Stunde CHF 25.

Dies zeigt die effektive finanzielle Rendite auf Ihre Zeit. Eine niedrige Zahl kann darauf hinweisen, dass zu viel Aufwand für den erzielten Gewinn betrieben wird, während eine höhere Zahl Effizienz und tragbare Arbeitsbelastung zeigt. Erwägen Sie, diese Zahl mit dem zu vergleichen, was Sie als Angestellter in einer ähnlichen Rolle verdienen könnten – Ihre Opportunitätskosten.

Fragen zur Überlegung:

• Verbringe ich Zeit mit Aktivitäten mit hoher Wirkung?
• Könnten einige Aufgaben delegiert oder automatisiert werden?
• Ist meine Arbeitsbelastung finanziell gerechtfertigt?

Quartalsweise Reflexion offenbart oft klare Muster.

Wie Sie Ihre wichtigsten Unternehmens-KPIs überprüfen, ohne in Zahlen zu ertrinken

Das Verfolgen von KPIs ist nur dann wertvoll, wenn Sie darauf reagieren können. Für viele Schweizer KMU-Inhaber besteht die Herausforderung nicht darin, Zahlen zu sammeln – sondern sie effizient zu überprüfen, ohne Stunden mit Tabellen zu verbringen. Hier sind drei praktische Wege, um die KPI-Überwachung zu vereinfachen:

Konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die kritischen Zahlen

Identifizieren Sie die wenigenKMU-KPIs, die Ihre Geschäftsergebnisse wirklich prägen. Die Überwachung dieser Schlüsselbereiche stellt sicher, dass Sie dort handeln, wo es zählt, anstatt sich von jeder kleinen Statistik ablenken zu lassen.

Setzen Sie einfache Ziele oder Schwellenwerte

Zahlen sind leichter zu interpretieren, wenn Sie wissen, was gesund ist und was Handlung erfordert. Beispielsweise kann eine Liquiditätsreichweite von drei Monaten komfortabel sein, während weniger als zwei Monate ein Warnsignal darstellt. Definieren Sie Bereiche oder Ziele für jeden KPI und konzentrieren Sie sich nur auf jene, die ausserhalb Ihrer Ziele liegen. Dies hebt sofort Bereiche hervor, die Aufmerksamkeit erfordern.

Überprüfen Sie in der richtigen Frequenz und visualisieren Sie Trends

Nicht alle KPIs erfordern tägliche Überprüfungen. Monatliche Überprüfungen funktionieren gut für Cashflow und Umsatz, während quartalsweise Überprüfungen für Rentabilitäts- und Effizienzkennzahlen ausreichen. Die Visualisierung von Trends in einfachen Diagrammen oder Dashboards macht Muster leicht erkennbar und Entscheidungen schneller.

Gewinnen Sie Klarheit und Zeit mit LedgerPeek

Das Überwachen von Leistungskennzahlen für KMU ist nützlich – bis deren Verwaltung beginnt, Ihren Tag zu dominieren. Das Bereinigen, Organisieren und Interpretieren von Zahlen kann schnell einen Grossteil Ihrer Zeit beanspruchen. Anstatt sich auf Ihre Vision zu konzentrieren, Kundenbeziehungen aufzubauen oder die Servicequalität zu verbessern, finden Sie sich in Berichten vergraben wieder.

Das ist oft der richtige Moment, Spezialisten einzubeziehen.

Bei LedgerPeek helfen wir Schweizer KMU, Finanzdaten in aussagekräftige Orientierung zu verwandeln. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die wichtigen KPIs für KMU zu definieren, die Ihren individuellen Zielen, Ihrer Betriebsstruktur und Ihren Wachstumsambitionen entsprechen, und liefern klare, strukturierte Berichte in der von Ihnen benötigten Frequenz – damit Sie Entscheidungen auf Basis aktueller, zuverlässiger Zahlen treffen können.

Auf diese Weise bleiben Sie auf Ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentriert, während Sie wissen, dass Ihre finanzielle Gesundheit zuverlässig und proaktiv verwaltet wird.

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