Ces conditions générales (“Conditions”) régissent la fourniture de tous les services fiduciaires, comptables et services connexes (“Services”) par LedgerPeek Sàrl, une société enregistrée à Vernier, en Suisse (“nous”, “notre”, “nos”). En accédant à notre site Web (ledgerpeek.ch), en utilisant nos systèmes en ligne ou en nous confiant la prestation de nos Services, vous (“le Client”) acceptez d’être lié par l’intégralité des présentes Conditions.
Ces Conditions constituent l’accord principal entre LedgerPeek Sàrl et le Client. Elles prévalent sur toute autre condition, sauf si un accord écrit spécifique, signé par un représentant autorisé de LedgerPeek Sàrl, en dispose expressément autrement.
2.1. Autorisation de traitement : Le Client nous fournit divers documents confidentiels, financiers et personnels dans le but de nous permettre de rendre nos Services. Le Client autorise expressément LedgerPeek Sàrl à traiter tous ces documents et les données qu’ils contiennent par des moyens automatisés, y compris l’utilisation de systèmes d’intelligence artificielle (IA).
2.2. Stockage et logiciels tiers : Le Client reconnaît et nous autorise à stocker des documents et des données sur une infrastructure de cloud tierce et à saisir ces informations dans des logiciels tiers nécessaires à l’exécution de nos Services, y compris, mais sans s’y limiter, les logiciels de comptabilité, les clients de messagerie et les suites de collaboration (par exemple, Google Workspace).
2.3. Responsabilité des fournisseurs tiers : Bien que nous nous engagions à sélectionner des fournisseurs de services tiers réputés, nous ne serons pas tenus responsables des fuites, violations ou pertes de données provenant des systèmes de ces fournisseurs. Dans l’éventualité où nous aurions un soupçon sérieux ou une connaissance avérée d’une violation de données affectant les données du Client, nous déploierons des efforts commercialement raisonnables pour en informer le Client en temps opportun.
2.4. Propriété des documents et droit de rétention : Tous les documents originaux fournis par le Client restent la propriété du Client. Nonobstant ce qui précède, en cas de non-paiement intégral de nos honoraires par le Client, nous nous réservons le droit de rétention sur tous les documents du Client en notre possession. Ces documents seront conservés et ne seront pas restitués tant que toutes les factures impayées et les frais associés n’auront pas été entièrement réglés.
2.5. Responsabilité du Client quant à l’exactitude : Le Client est le seul et unique responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la légalité de tous les documents et informations qui nous sont fournis. Nous déclinons toute responsabilité pour les erreurs, omissions ou fausses déclarations dans les documents fournis par le Client, ou pour toute conséquence en découlant. Notre responsabilité se limite à l’identification des erreurs qui sont manifestes et évidentes pour un professionnel fiduciaire diligent, compte tenu du contexte spécifique des Services demandés.
2.6. Obligation de fournir la documentation : Le Client s’engage à fournir, en temps opportun, toute la documentation nécessaire à la bonne exécution de nos Services. Cela inclut, sur demande, des procurations (POA) valides, des formulaires de domiciliation fiscale, des résolutions d’entreprise et tout autre document requis par les autorités suisses ou par nous.
3.1. Domiciliation administrative : Le Client autorise LedgerPeek Sàrl à agir en tant que son domicile administratif et à recevoir, ouvrir et traiter en son nom toute correspondance officielle et professionnelle de toute autorité suisse, y compris, mais sans s’y limiter, les administrations fiscales, les organismes de sécurité sociale (AVS), les offices des poursuites et le Registre du Commerce.
3.2. Pouvoir de représentation : Le Client accorde à LedgerPeek Sàrl le pouvoir de le représenter auprès des autorités susmentionnées. Cette autorisation inclut le droit de déposer des documents, de soumettre des demandes, de répondre à des enquêtes, de déposer des recours au niveau administratif et, de manière générale, d’exercer les droits du Client et de remplir ses obligations en son nom et pour son compte.
3.3. Accès aux portails en ligne : Lorsque cela est nécessaire pour les Services, et après que le Client a fourni ses identifiants d’accès, le Client nous autorise à accéder et à opérer en son nom sur divers portails gouvernementaux en ligne (par exemple, les plateformes e-démarches, e-gov).
3.4. Présomption d’autorité : Nous présumons légitimement que tout administrateur, dirigeant, gérant ou proche du Client qui est mis en copie (Cc) d’une correspondance par courrier électronique par le Client est dûment autorisé à donner des instructions et à agir au nom du Client concernant les questions abordées.
3.5. Révocation des pouvoirs : Le Client est tenu de nous informer immédiatement et par écrit de toute modification ou révocation des pouvoirs de représentation de sa direction, de ses employés ou de ses agents. Nous n’assumons aucune responsabilité pour les actions entreprises sur la base d’autorisations préexistantes si nous n’avons pas été informés de ces changements en temps opportun.
3.6. Collaboration avec des tiers : Tout professionnel tiers (par exemple, notaire, avocat, auditeur) mis en contact avec nous par le Client est considéré par nous comme ayant la pleine autorisation du Client pour accéder et échanger toute information confidentielle pertinente nécessaire au mandat de collaboration.
4.1. Autorisation d’externalisation : Nous nous réservons le droit d’externaliser ou de sous-traiter la prestation de nos Services, en tout ou en partie, à des professionnels tiers qualifiés (par exemple, notaires, fiscalistes, auditeurs, avocats) sans préavis au Client.
4.2. Responsabilité pour les sous-traitants : Notre responsabilité pour les actes ou omissions de ces professionnels tiers est strictement limitée à notre diligence dans leur (i) sélection, (ii) instruction et (iii) surveillance (culpa in eligendo, instruendo et custodiendo). Le Client reconnaît que notre capacité de supervision peut être limitée en raison de la nature spécialisée, complexe et indépendante des services fournis par ces professionnels.
5.1. Retards du Client : Nous ne serons pas tenus responsables des pénalités, des délais manqués ou d’autres conséquences négatives découlant d’un retard du Client à (i) répondre à nos demandes de renseignements ou (ii) fournir les documents ou informations nécessaires.
5.2. Délais raisonnables : Le Client reconnaît et accepte de tolérer des retards raisonnables dans l’exécution de nos Services, qui peuvent être causés par une complexité imprévue, une charge de travail ou des facteurs échappant à notre contrôle direct.
5.3. Acceptation des livrables : Le Client doit examiner tous les livrables (par exemple, les états financiers, les déclarations de revenus, les rapports) dès leur réception et nous informer immédiatement de toute erreur ou omission repérée. Le défaut de le faire dans un délai raisonnable sera considéré comme une acceptation inconditionnelle du livrable “en l’état”.
5.4. Limitation de responsabilité : Dans toute la mesure permise par la loi suisse, la responsabilité globale totale de LedgerPeek Sàrl, de ses administrateurs, employés et agents, pour toute réclamation, perte ou dommage découlant de ou en relation avec nos Services, sera limitée au montant net effectif des honoraires payés par le Client à nous pendant l’année civile précédant l’événement donnant lieu à la réclamation. Cette limitation ne s’applique pas aux dommages causés par une négligence grave ou une faute intentionnelle.
5.5. Extension de la limitation : La limitation de responsabilité stipulée à la clause 5.4 s’étend à tous nos employés, partenaires, agents et sous-traitants, à l’exception de la responsabilité des sous-traitants indépendants, conformément à la clause 4.2.
6.1. Obligation de diligence : Le Client s’engage à utiliser notre système en ligne exclusif (“le Système”) pour l’échange de documents et la communication avec le soin et la diligence requis.
6.2. Responsabilité en matière de sécurité : Le Client est seul responsable du maintien de la sécurité de son accès au Système. Cela inclut la mise en place de mots de passe solides et uniques, l’interdiction de partager ses identifiants et la prévention de toute activité qui pourrait compromettre la sécurité du compte. Tout accès non autorisé suspecté doit nous être signalé immédiatement.
6.3. Disponibilité du système : Le Client comprend et accepte que le Système puisse subir des bogues temporaires, des temps d’arrêt ou une absence de réponse en raison de mises à jour, de maintenance ou de pannes techniques. Le Client accepte de tolérer de telles interruptions pendant des périodes raisonnables.
6.4. Modifications du système : Nous nous réservons le droit de modifier, de mettre à jour ou de changer la fonctionnalité et l’interface du Système à tout moment, à notre seule discrétion.
6.5. Propriété intellectuelle : Le Système est la propriété intellectuelle exclusive de LedgerPeek Sàrl. Toute tentative de piratage, d’ingénierie inverse, de décompilation, d’injection rapide ou de toute autre manière de décoder ou d’accéder illicitement au code source ou à la structure sous-jacente du Système est strictement interdite et peut constituer une infraction pénale.
6.6. Confidentialité du système : Il est strictement interdit au Client de faire ou de publier des captures d’écran, des enregistrements d’écran ou d’autres représentations visuelles du Système en ligne ou de les partager avec un tiers non autorisé.
6.7. Plateformes tierces : Si nous fournissons au Client un accès à d’autres plateformes tierces (par exemple, stockage dans le cloud, logiciels de comptabilité), le Client est lié par les conditions générales de ces fournisseurs respectifs. Nous ne sommes pas responsables de l’utilisation ou de la mauvaise utilisation de ces systèmes tiers par le Client.
7.1. Suspension pour demeure de paiement : Nous nous réservons le droit de suspendre ou de résilier nos Services, y compris l’accès au Système, à tout moment et sans délai de grâce préalable en cas de défaut de paiement du Client.
7.2. Frais de retard de paiement : Des frais de rappel seront facturés pour toute facture en souffrance. Conformément au Code des obligations suisse, les paiements en retard sont automatiquement soumis à des intérêts moratoires au taux de 5 % par an à compter de la date d’échéance de la facture, sans avertissement préalable.
7.3 Cession : En cas de défaut de paiement, LedgerPeek Sàrl est en droit, à sa seule discrétion et sans autre préavis, de céder la créance de tout montant impayé à une agence de recouvrement de créances tierce. Le Client accepte par la présente de supporter tous les frais administratifs et coûts raisonnables facturés par une telle agence dans le cadre du recouvrement de la dette.
7.4. Résiliation pour violation : Nous pouvons suspendre ou résilier nos Services si le Client enfreint matériellement l’une de ces Conditions générales.
7.5. Politique de non-remboursement : Tous les frais payés ou facturés sont non annulables et non remboursables. Si le Client choisit de résilier un abonnement ou un mandat en cours de mandat, le paiement intégral pour la durée convenue reste dû et payable.
8.1. Modification des prix : Nous nous réservons le droit de modifier nos prix de service à tout moment. Nous informerons le Client de manière raisonnable et préalable de ces changements. Nous ne sommes pas liés par les prix initiaux indéfiniment.
8.2. Services basés sur un budget : Lorsqu’un service est fourni sur la base d’un budget estimé, le Client comprend et accepte que (i) tout travail effectué en dehors de la portée initiale du budget sera facturé en sus, et (ii) un dépassement raisonnable du budget doit être toléré. Nous nous engageons, de bonne foi, à informer le Client si nous prévoyons un dépassement de budget important.
8.3. Non-divulgation des coûts des tiers : Si nous externalisons des services, nous ne sommes pas tenus de divulguer les prix, les commissions ou les structures de frais spécifiques des professionnels tiers que nous engageons.
8.4. Refacturation des coûts des tiers : Si nous engageons un consultant tiers (par exemple, un notaire, un avocat) en notre nom mais pour le compte du Client, le Client accepte de couvrir tous les frais, coûts et débours raisonnables qui nous sont facturés par ce tiers pour le travail demandé.
8.5. Responsabilité personnelle pour les mandats de tiers : Lorsque le Client commande des Services au profit d’une autre personne physique ou morale (par exemple, une filiale ou une société affiliée), le Client est considéré comme notre partenaire contractuel direct. Le Client agit en son nom propre et pour son propre compte et s’engage personnellement à payer tous les honoraires et coûts associés. Cela s’applique même si les factures sont, à la demande du Client, adressées au tiers bénéficiaire.
LedgerPeek Sàrl fournit des services d’experts en matière de comptabilité et de fiduciaire. Pour éviter toute ambiguïté, le Client reconnaît les limitations suivantes :
9.1. Pas de conseil juridique : Nous ne sommes pas un cabinet d’avocats. Le Client ne doit pas s’attendre à des conseils juridiques équivalents à ceux d’un avocat qualifié, et nous ne fournissons pas de représentation dans les procédures judiciaires. Nos services couvrent le conseil en matière de fiscalité, de comptabilité, de RH, de sécurité sociale et d’administration de base d’entreprise, ainsi que la gestion des litiges au niveau administratif (par exemple, les réclamations auprès des autorités fiscales). Nous pouvons, à notre discrétion, proposer de trouver et d’externaliser des services juridiques à nos avocats partenaires de confiance, mais nous ne prenons pas d’obligation irrévocable de le faire.
9.2. Pas de services notariaux : Nous ne sommes pas un office de notaire. Le Client ne doit pas s’attendre à des services tels que la notarisation officielle de documents ou l’obtention d’apostilles. Nous pouvons fournir des conseils sur les processus de création d’entreprise, d’enregistrement et de changements d’entreprise, et conseiller quand un notaire est requis. Nous pouvons proposer de trouver et d’externaliser de tels services, mais nous ne sommes pas obligés de le faire.
9.3. Pas de courtage en assurance : Nous ne sommes pas une compagnie d’assurance ou un courtier. Le Client ne doit pas s’attendre à des conseils approfondis sur des polices d’assurance spécifiques. Nos conseils se limitent à la compréhension et à l’application de base des règles de sécurité sociale et d’assurance obligatoire pour les employés et les entrepreneurs.
9.4. Pas de services financiers : Nous ne sommes pas une banque ou un intermédiaire financier et ne sommes pas réglementés en tant que tels. Nous ne gérons pas l’argent des clients, n’effectuons pas de paiements au nom du Client, n’effectuons pas de contrôles de conformité AML pour les transactions financières, ni n’aidons à l’ouverture de comptes bancaires, au trading ou à la gestion d’actifs. Notre facturation se limite à nos propres honoraires et à la refacturation des frais auxiliaires (par exemple, les frais postaux) ou des honoraires de consultants tiers, comme indiqué dans les présentes Conditions.
10.1. Droit applicable : Les présentes conditions générales sont régies et interprétées conformément aux lois de fond de la Suisse, à l’exclusion de ses règles de conflit de lois.
10.2. Juridiction : Le lieu de juridiction exclusif pour tous les litiges découlant de ou en relation avec la relation entre LedgerPeek Sàrl et le Client est les tribunaux compétents de la République et du Canton de Genève, en Suisse.
10.3. Divisibilité : Si une disposition des présentes Conditions est ou devient invalide ou inapplicable, la validité des dispositions restantes n’en sera pas affectée.
10.4. Intégralité de l’accord : Les présentes Conditions, ainsi que tout accord écrit spécifique qui y fait référence, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties.
Coordonnées :
LedgerPeek Sàrl
Chemin des Coquelicost 16
1214 Vernier
