Unterlagen für den Steuerberater: Eine Checkliste
Das Treffen mit dem eigenen Steuerberater kann für viele Unternehmer eine einschüchternde Erfahrung sein.
Viele fragen sich: “Welche Unterlagen braucht der Steuerberater?” und geraten oft in die Hektik, alles in letzter Minute zusammenzusuchen. Stellen Sie sich Ihren Steuerberater als einen erfahrenen Koch und Ihre Finanzdokumente als die Zutaten vor. Wenn Sie dem Koch ein chaotisches Sortiment zufälliger Posten präsentieren, muss er viel Zeit darauf verwenden, diese zu sortieren und vorzubereiten, bevor er überhaupt mit dem Kochen beginnen kann. Dieser Prozess ist aufwendig, kostspielig und stressig. Wenn Sie ihm hingegen gut organisierte, hochwertige Zutaten liefern, kann er schnell ein Meisterwerk schaffen – in diesem Fall eine präzise und effiziente Finanzbuchhaltung oder Steuererklärung.
Zu wissen, was ein Steuerberater für die Einreichung Ihrer Steuern benötigt, ist der erste Schritt zu einer reibungslosen und produktiven Partnerschaft. Dieser Leitfaden dient als Ihre definitive Checkliste für die vorbereitende Buchhaltung und zeigt genau auf, welche Unterlagen der Steuerberater benötigt und wie Sie Ihre Buchhaltungsdokumente effektiv verwalten. Am Ende werden Sie eine klare Liste der Dokumente haben, die Sie für Steuerzwecke bereithalten müssen, und sich im Prozess sicher fühlen. Die richtigen Unterlagen für den Steuerberater vorzubereiten, erleichtert nicht nur dessen Arbeit, sondern spart Ihnen auch Zeit, Geld und potenziellen Stress.
Warum die korrekte Aufbewahrung von Unterlagen wichtig ist
Die Führung sorgfältiger Aufzeichnungen ist eine der grundlegendsten Disziplinen für ein erfolgreiches Unternehmen, doch ihre Bedeutung wird oft unterschätzt. Ihre Beziehung zum Steuerberater für die Buchhaltung ist eine Partnerschaft, und die Bereitstellung vollständiger und organisierter Informationen ist Ihr Teil der Abmachung. Eine gute Aktenführung ist das Rückgrat einer soliden Buchführung für den Steuerberater und aus mehreren Gründen entscheidend.
Erstens gewährleistet sie Genauigkeit. Wenn Ihr Steuerberater Ihre Steuererklärung vorbereitet, verlässt er sich vollständig auf die von Ihnen bereitgestellten Informationen. Fehlende Belege oder unvollständige Einkommensnachweise können zu einer ungenauen Steuererklärung führen, was bedeuten könnte, dass Sie entweder zu viel Steuern zahlen oder, schlimmer noch, zu wenig, und damit Bussen und Strafen der Schweizer Behörden riskieren. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die Buchhaltung dient genau dazu, dies zu verhindern.
Zweitens verbessert sie die Effizienz. Gut organisierte Unterlagen für den Steuerberater ermöglichen es ihm, die Arbeit in einem Bruchteil der Zeit zu erledigen, die er benötigen würde, wenn er sich durch ein Jahr unorganisierter Papiere wühlen müsste. Dies führt direkt zu niedrigeren Buchhaltungskosten für Sie.
Schliesslich bietet sie rechtlichen Schutz. Im Falle einer Steuerprüfung liegt die Beweislast bei Ihnen, jeden Einkommensposten und jede geltend gemachte Ausgabe zu belegen. Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Belege ist hier entscheidend. Gut geführte Aufzeichnungen sind Ihr Beweis, Ihre Verteidigung und Ihre Sicherheit. Sie belegen, dass Ihre Steuererklärungen ehrlich und korrekt sind.
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Welche Unterlagen benötigen Sie für die Schweizer Steuererklärung?
Wenn es an der Zeit ist, die jährliche Steuererklärung vorzubereiten, kann ein gut geordnetes Finanzhaus den entscheidenden Unterschied machen. Ihre Aufgabe, die richtigen Dokumente zu sammeln, ist dabei von zentraler Bedeutung. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung dessen, was Sie benötigen.
Einkommens- und Ertragsnachweise Das Herzstück jeder Steuererklärung ist Ihr Einkommen.
- Alle an Kunden ausgestellten Rechnungen
- Verkaufsberichte von Online-Plattformen (z. B. Shopify, WooCommerce)
- Zahlungsbestätigungen von Drittanbietern wie Stripe, SumUp oder PayPal
- Abrechnungen Ihrer Kassensysteme bei einem physischen Geschäft
- Eine vollständige Einkommensübersicht oder ein Export aus Ihrer Buchhaltungssoftware
Nachweise für Geschäftsausgaben Jeder Abzug beginnt mit einem Beleg. In der Schweiz ist die Geltendmachung einer Ausgabe ohne Nachweis nicht zulässig. Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege ist gesetzlich verankert.
- Kaufbelege für alles von Büromaterial bis zu Abonnements
- Lieferanten- und Auftragnehmerrechnungen
- Monatliche Nebenkostenabrechnungen (Internet, Telefon, Miete, Energie)
- Quittungen für Geschäftsessen und Bewirtung
- Reisedokumente und Kilometerprotokolle
Es ist eine gute Praxis, diese Belege sofort zu kategorisieren, damit zur Steuerzeit nichts verloren geht. Die Aufbewahrungsfrist für Quittungen und Kassenbelege muss dabei beachtet werden.
Lohn- und Personalunterlagen Wenn Sie Mitarbeitende haben oder sich selbst ein Gehalt auszahlen, sind Lohndokumente unerlässlich.
- Lohnabrechnungen für alle Mitarbeitenden
- Abrechnungen der Sozialversicherungsbeiträge (AHV/AVS, ALV, BVG usw.)
- Arbeitsverträge und erfasste Arbeitsstunden
- Nachweise über Feriengelder, Boni oder andere Leistungen
Kontoauszüge Bank- und Kreditkartenabrechnungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gegenprüfung.
- Monatliche Kontoauszüge für alle Geschäftskonten
- Kreditkartenabrechnungen, die für Geschäftsausgaben verwendet wurden
- Kontoauszüge von Geschäfts-PayPal- oder virtuellen Kartenkonten
- Zahlungshistorien für Darlehen, falls zutreffend
Was braucht der Steuerberater sonst noch?
Über die Standardbelege hinaus benötigt Ihr Steuerberater möglicherweise zusätzlichen Kontext.
- Eine Zusammenfassung wichtiger Änderungen (neue Dienstleistungen, Personalveränderungen)
- Aufzeichnungen über grosse Anschaffungen oder Verkäufe von Vermögenswerten
- Darlehensverträge und Zinszahlungsübersichten
- Eine Kopie der Steuererklärung des Vorjahres
- Versicherungsdokumente und Anlageertragsabrechnungen
Spezifische Unterlagen je nach Rechtsform
- Einzelunternehmer und Freiberufler: Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben klar. Kommentieren Sie relevante Posten auf Ihren persönlichen Kontoauszügen. Steuerbehörden prüfen die Abzüge von Selbstständigen besonders genau.
- GmbH- und AG-Gesellschaften: Hier sind die Dokumentationsanforderungen formeller. Ihr Steuerberater wird nach Statuten, Handelsregisterauszügen, Protokollen von Vorstandssitzungen, Kapitalveränderungsdokumenten und Aktionärsvereinbarungen fragen. Die Aufbewahrungspflicht für Bilanzen ist hier besonders relevant.
Wie man die Buchhaltung für den Steuerberater vorbereitet
Eine ausgezeichnete Organisation ist für eine reibungslose vorbereitende Buchhaltung unerlässlich.
- Digitalisieren Sie: Nutzen Sie Ihr Smartphone, um Belege sofort zu erfassen. Verwenden Sie einen Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox mit einer klaren Ordnerstruktur. Dies ist der erste Schritt, um die Buchhaltung vorzubereiten.
- Erstellen Sie ein Ordnersystem: Legen Sie für jedes Steuerjahr einen Hauptordner an. Darin erstellen Sie Unterordner für jeden Monat mit den Abschnitten “Einnahmen”, “Ausgaben” und “Kontoauszüge”.
- Fassen Sie Ihr Jahr zusammen: Erstellen Sie am Jahresende ein kurzes Dokument, das wichtige Geschäftsereignisse zusammenfasst. Dieser Kontext hilft Ihrem Steuerberater, die Geschichte hinter den Zahlen zu verstehen.
Fazit: Helfen Sie Ihrem Steuerberater, Ihnen zu helfen
Die Beziehung zu Ihrem Steuerberater ist eine Partnerschaft. Indem Sie für die Buchhaltung beim Steuerberater klare, vollständige und gut organisierte Unterlagen bereitstellen, befähigen Sie ihn, die beste Arbeit für Sie zu leisten. Eine gute Vorbereitung ist die Grundlage für eine präzise Steuer-Buchhaltung.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Unterlagen zu organisieren, investieren Sie in Ihr eigenes Unternehmen. Sie erhalten ein klareres Verständnis Ihrer finanziellen Gesundheit, stellen sicher, dass Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Buchführung einhalten, und sparen wertvolle Zeit und Geld.
