Quels documents dois-je conserver pour mon comptable ?
Pour de nombreux chefs d’entreprise, un rendez-vous chez le comptable peut être une expérience intimidante.

Beaucoup se demandent : « Quels documents dois-je fournir à mon comptable ? » et se retrouvent souvent à tout rassembler à la dernière minute. Considérez votre comptable comme un chef cuisinier talentueux et vos documents comptables comme ses ingrédients. Si vous lui présentez un assortiment chaotique d’éléments aléatoires, il devra consacrer un temps considérable à les trier, les nettoyer et les préparer avant même de pouvoir commencer à cuisiner. Ce processus peut être long, coûteux et stressant. En revanche, si vous lui fournissez des ingrédients de haute qualité et bien organisés, il pourra rapidement créer un chef-d’œuvre — en l’occurrence, un rapport financier ou une déclaration d’impôts précise et efficace.
Savoir ce dont votre comptable a besoin pour préparer votre déclaration fiscale est la première étape vers un partenariat fluide et productif. Ce guide vous servira de liste de contrôle définitive, décrivant précisément les pièces comptables nécessaires et la manière de gérer efficacement votre documentation comptable. À la fin, vous disposerez d’une liste claire des éléments à fournir et vous vous sentirez en confiance. Être préparé avec tous les documents nécessaires facilitera non seulement le travail de votre comptable, mais vous fera également économiser du temps, de l’argent et un stress potentiel.
Pourquoi est-il important de conserver des registres pour votre comptable ?
La tenue de registres méticuleux est l’une des disciplines les plus fondamentales pour la gestion d’une entreprise prospère, mais son importance est souvent sous-estimée. Votre relation avec votre comptable est un partenariat, et lui fournir des informations complètes et organisées constitue votre part de l’accord. Une bonne tenue des comptes est la colonne vertébrale d’une comptabilité saine et est cruciale pour plusieurs raisons.
Premièrement, elle garantit l’exactitude. Lorsque votre comptable prépare votre déclaration d’impôts, il se fie entièrement aux informations que vous lui fournissez. Des reçus manquants ou des registres de revenus incomplets peuvent conduire à une déclaration fiscale inexacte, ce qui pourrait signifier que vous payez trop d’impôts ou, pire, que vous en payez trop peu et risquez des amendes et des pénalités de la part des autorités suisses.
Deuxièmement, elle améliore l’efficacité. Un ensemble de documents comptables bien organisés permet à votre comptable de traiter votre dossier en une fraction du temps qu’il faudrait pour trier une année de paperasse non classée. Cela se traduit directement par des honoraires comptables moins élevés pour vous.
Enfin, elle offre une protection juridique. En cas de contrôle fiscal, la charge de la preuve vous incombe pour justifier chaque revenu et chaque dépense déduite. Des registres bien tenus sont votre preuve, votre défense et votre tranquillité d’esprit. La conservation des pièces comptables pendant toute la durée de conservation légale prouve que vos déclarations fiscales sont honnêtes et exactes.
Nous vous offrons un accompagnement complet : avant, pendant et après la création de votre entreprise.
Quels documents préparer pour la période fiscale de votre entreprise suisse ?
Lorsque vient le moment de préparer votre déclaration d’impôts annuelle, avoir une situation financière en ordre peut faire toute la différence. Votre comptable ne peut travailler efficacement que s’il a une vision claire de l’activité de votre entreprise au cours de l’année. Votre rôle dans la collecte des bons documents est donc essentiel.
Que vous soyez indépendant ou que vous dirigiez une équipe, la création d’un dossier comptable approprié non seulement réduit le stress, mais vous aide également à éviter des erreurs coûteuses ou des déductions oubliées. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de ce dont vous aurez besoin.
Documentation sur les revenus et les gains
Au cœur de toute déclaration fiscale se trouvent vos revenus. C’est la base à partir de laquelle tous les autres calculs sont effectués. Voici la liste des documents comptables à rassembler :
- Toutes les factures émises aux clients.
- Les rapports de vente des plateformes en ligne (par ex. Shopify, WooCommerce).
- Les confirmations de paiement de prestataires tiers comme Stripe, SumUp ou PayPal.
- Les relevés de vos systèmes de point de vente si vous avez un magasin physique.
- Un résumé complet des revenus ou un export de votre logiciel comptable, montrant chaque source de revenu.
Justificatifs des dépenses professionnelles
Chaque déduction commence par une pièce justificative. En Suisse, il est interdit de déduire une dépense sans preuve. Même les petits frais — comme un billet de train pour rencontrer un client — nécessitent un support. Vous devriez conserver :
- Les reçus d’achat pour tout, de la papeterie aux abonnements.
- Les factures des fournisseurs et des sous-traitants.
- Les relevés mensuels des charges (Internet, téléphone, loyer, énergie).
- Les reçus de repas et de divertissement liés à l’activité commerciale.
- Les documents de voyage (itinéraires de vol, factures d’hébergement, reçus de péage).
- Les relevés de kilométrage si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles.
Documents liés à la paie et à l’emploi
Si vous avez des employés ou si vous vous versez un salaire, les documents de paie sont essentiels. La réglementation suisse en matière de cotisations sociales et de prévoyance professionnelle est stricte. Ce qu’il faut préparer :
- Les fiches de paie de tous les employés.
- Les décomptes de cotisations sociales (AVS, AI, APG, AC, LPP, etc.).
- Les contrats de travail et le suivi des heures de travail.
- Les preuves de paiement des vacances, des bonus ou d’autres avantages.
- Les documents du plan de prévoyance professionnelle (2ème pilier), si des cotisations ont été versées.
Relevés de comptes financiers
Les relevés bancaires et de cartes de crédit jouent un rôle essentiel dans la vérification croisée. Ils montrent les flux monétaires réels de votre entreprise. Soyez prêt à partager :
- Les relevés bancaires mensuels de tous les comptes professionnels.
- Les relevés de cartes de crédit utilisées pour les dépenses professionnelles.
- Les relevés de tout compte professionnel PayPal ou de carte virtuelle.
- Les historiques de remboursement de prêts, le cas échéant.
De quels autres éléments votre comptable a-t-il besoin ?
Au-delà des reçus et relevés standards, votre comptable peut avoir besoin d’un contexte supplémentaire. Voici ce qu’il faut inclure dans votre dossier de préparation fiscale :
- Un résumé des changements majeurs (nouveaux services, embauches, restructuration).
- Les registres des achats ou ventes d’actifs importants (véhicules, équipements, licences logicielles).
- Les contrats de prêt et les récapitulatifs des paiements d’intérêts.
- Une copie de la déclaration d’impôts de l’année précédente, surtout si vous travaillez avec un nouveau comptable.
- Les documents d’assurance (responsabilité civile, biens, etc.).
- Les relevés de revenus de placements ou de dividendes, si votre entreprise détient des actions.
Documents spécifiques selon la forme juridique de votre entreprise
- Indépendants et raisons individuelles Si vous êtes indépendant, il est essentiel de bien séparer les dépenses personnelles et professionnelles. Si vous n’avez pas de compte bancaire professionnel dédié, vous devrez surligner ou annoter les écritures pertinentes sur vos relevés personnels. Les autorités fiscales sont particulièrement attentives aux déductions des indépendants, alors assurez-vous que chaque dépense est traçable.
- Sociétés (Sàrl et SA) Pour les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés anonymes, la documentation comptable requise est plus formelle. Votre comptable demandera :
- Les statuts de la société et toute modification apportée durant l’année.
- Les extraits du registre du commerce.
- Les procès-verbaux des assemblées (surtout si des décisions concernant les dividendes, les salaires ou les prêts ont été prises).
- Les documents relatifs à une augmentation ou réduction de capital.
- Les conventions d’actionnaires ou registres des transferts d’actions.
- Les relevés relatifs aux prêts d’actionnaires ou aux distributions de bénéfices.
Comment organiser les documents pour votre comptable
Une excellente organisation est essentielle. Voici quelques suggestions utiles :
- Passez au numérique : Utilisez votre smartphone pour photographier les reçus dès que vous les recevez. Utilisez un service de stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox pour créer des dossiers dédiés à vos documents comptables.
- Créez un système de dossiers : Établissez un dossier principal pour chaque année fiscale. À l’intérieur, créez des sous-dossiers pour chaque mois. Dans chaque dossier mensuel, créez des sections pour “Revenus”, “Dépenses” et “Relevés bancaires”.
- Faites un résumé de votre année : À la fin de l’année, compilez un document de synthèse simple. Cela peut inclure un récapitulatif de votre logiciel comptable et une brève note sur les événements importants de l’entreprise. Ce contexte aide votre comptable à comprendre le récit derrière les chiffres.
Conclusion : Aidez votre comptable à vous aider
En fin de compte, la relation avec votre comptable est un partenariat. En lui fournissant des pièces comptables claires, complètes et bien organisées, vous lui donnez les moyens de faire le meilleur travail pour vous.
Lorsque vous prenez le temps d’organiser vos dossiers, vous n’investissez pas seulement dans la simplification du travail de votre comptable, vous investissez dans votre propre entreprise. Vous obtenez une meilleure compréhension de votre santé financière, vous vous assurez de rester en conformité avec la loi suisse et vous économisez un temps et un argent précieux.